Indsamling, behandling og sletning af data
Autobranchen har flere regler at forholde sig til, når der indsamles data i forskellige sammenhænge, lige fra lead til eftermarked, hvor der indsamles personfølsomt data igennem hele forbrugerens købsrejse.
Når forbrugeren henvender sig på en opslået annonce på en markedsplatform, eksempelvis Bilbasen eller forhandlerens egen hjemmeside, så dannes der allerede personhenførebare datapunkter, som man er forpligtet til at behandle behørigt.
Senere i købsrejsen, hvor salgsafdelingen har haft første kontakt med forbrugeren og denne kigger forbi forretningen til en prøvekørsel af køretøjet, sker endnu en opsamling – denne gang af endnu mere personfølsomt data. Loven siger, at der ved en prøvekørsel, skal der oprettes en lovpligtig køreseddel, hvortil forhandleren har pligt til at se et kørekort, før kunden kan sendes afsted og yderligt data opsamles. Med CarBuddii kan forhandleren let lave en køreseddel – og ens hver gang – hvor kørekortet scannes og køresedlen automatisk oprettes og sendes digitalt til kunden. Data gemmes forsvarligt hos CarBuddii, hvortil det er vigtigt at forhandleren definerer sletteregler, som passer til deres forretning. Samme proces gør sig gældende for lejekontrakter.
Har I styr på jeres sletteregler og rutiner?
Hos CarBuddii har vi gjort det let for den enkelte forretning, forhandler eller værksted, at have styr på indsamling af data og at ensarte processen for køresedler, lejekontrakter og indhentning af samtykke til markedsføring. Men vi har også gjort det let, at automatisere sletning af data!
- Køresedler skal gemmes i 3 måneder
- Lejekontrakter skal gemmes i 5 år
- Markedsføringssamtykke bør følge kundedata
- Kundedata bør slettes 12-24 måneder efter sidste aktivitet
Køresedler
En lovpligtig køreseddel med tilhørende vanvidserklæring, underskrevet af kunden, giver en god sikkerhed for forretningen, og skulle der efterfølgende komme krav mod forretningen – eksempelvis en fartbøde eller beslaglæggelse for vanvidskørsel, så kan dokumentationen let findes og bruges til det videre efterspil.
Jf. Bekendtgørelsen af lov om registrering af køretøjer §7d, stk. 3, så skal køresedler gemmes i 3 måneder. Dog må de gerne gemmes længere jævnfør persondataforordningen, så længe at der kan redegøres for behovet.
Lejekontrakter
Lidt som med køresedlen, så skal der udformes en lovpligtig lejekontrakt, som underskrives af føreren af låne-/lejebilen, inden den sendes afsted. Udover standardindholdet kan forretningen også tilføje egne betingelser til lejekontrakterne og skærpe reglerne for udlån endnu mere.
En lejekontrakt skal ifølge Bekendtgørelsen om udlejning af motorkøretøjer uden fører, §6, gemmes i 5 år. En lejekontrakt er typisk også grundlag for en økonomisk transaktion mellem udlejer og lejer, hvortil bogføringsloven tilsvarende kræver, at dokumenterne gemmes i 5 år.
Markedsføringssamtykke
Ved oprettelse af både køresedler og lejekontrakter, kan der indsamles samtykke til markedsføring via CarBuddii. En smart funktion, som let kan eksporteres til jeres markedsføringssystem, så der kan køres kampagner målrettet forretningens kunder. Eksporteres data til et andet system, bør der tilsvarende opsættes en sletteregel for optaget samtykket i CarBuddii.
Der er grundlæggende ikke regler for, hvor længe I må opbevare et samtykke til markedsføring, men der skal blot være mulighed for at kunden løbende kan trække sit samtykke tilbage.
Kundedata
Grundlæggende siges det, at data gemmes, så længde at forretningen kan retfærdiggøre behovet herfor. Men en god tommelfingerregel er, at hvis der ikke har været aktiviteter på kunden i 12-24 måneder, så bør der opsættes en regel for at slette data.
Autobranchen i Danmark har henover vinteren 2024/2025 været vidne til en uheldig behandling af data, hvor en forhandler havde data mere end 10 år tilbage i tid og tilsvarende oplevede et databrud.
Derfor er det en god ide, løbende at genbesøge egne betingelser for, hvordan data bruges og gemmes i forretningen og, hvilke regler der opsættes for automatisk sletning.
CarBuddii har gjort det let at automatisere sletning, og vi står altid klar i supporten til at hjælpe jer.
Digital signatur
Som et supplement til øget sikkerhed på køresedler og lejekontrakter, har CarBuddii givet mulighed for at validere føreren via MitID. Så er man i tvivl om kørekortets rigtighed eller blot ønsker ekstra sikkerhed ved udlån/prøvekørsel, så kan MitID let aktiveres fra gang til gang.
Danish 
Swedish 
English 
Norwegian 
